WPS 实用技巧整理

先记住这几组快捷键

大部分快捷键和微软 Office 一样，Mac 上把 Ctrl 换成 Command。

没保存就关了，文档还能找回来吗？

多数情况下能。打开任意一个组件，点左上角“文件 → 备份与恢复 → 备份中心”，里面按时间列出自动备份的文件，找到对应的打开，另存一份。

找不到的话有两个可能：备份功能没开，或者备份间隔太长。趁现在去备份中心的设置里，把本地备份打开，间隔调短一点，比如几分钟一次。用云文档写的，还能在文件的“历史版本”里回到任意一次保存的状态。

我的习惯是：重要文件一律存在云文档里写，本地只留导出的终稿。断电、死机都不怕。

默认保存格式改成 docx

新建文档直接保存时，有的版本默认格式不是 docx。发给别人时，对方如果只装了 Word，打开 .wps 文件就会遇到麻烦。改法：在文字组件中点“文件 → 选项 → 常规与保存”，把“文件保存默认格式”改成 Microsoft Word 文件（*.docx）。表格和演示里各有一个同样的选项，分别改成 xlsx 和 pptx。

已经存成 .wps 的文件，打开后“文件 → 另存为”，在保存类型里选 docx 就行。

写文档时的几个小技巧

• 清除乱七八糟的格式：从网页复制过来的文字带着各种字体颜色，粘贴时右键选“只粘贴文本”，已经粘进来的，选中后点“开始”选项卡里的清除格式按钮（一块橡皮擦图标）。
• 批量替换空行：Ctrl + H 打开替换，在“特殊格式”里选段落标记，把两个连续段落标记替换成一个，网上复制的文章空行一次删干净。
• 格式刷连续用：双击格式刷，可以连续刷多处，按 Esc 退出。
• 首行缩进别按空格：右键“段落”，在特殊格式里选首行缩进 2 字符，改字号也不会错位。
• 表格跨页重复标题行：选中表格第一行，在表格工具里勾选“标题行重复”。

表格提速：不写公式也能做的事

拆数据：A 列是“张三-销售部”，想在 B 列只要姓名。在 B2 手动输入“张三”，选中 B3 按 Ctrl + E，下面会按同样的规律自动填好。合并也一样，示范一行就够了。

删重复：选中数据区域，在“数据”选项卡里找“重复项”，可以高亮或删除重复值。清理报名表、客户名单时很有用。

快速汇总：选中一列数字，看底部状态栏，求和、平均值、计数直接显示，不用写 SUM。

打印不分页错乱：“页面布局”里设置“打印标题”让每页都带表头，再用“分页预览”拖动蓝线，把一页打不下的列调整好。

做 PPT 时的几个窍门

文字太多的幻灯片，选中文本框，试试把内容转成智能图形（在“插入”里找），三五个要点变成流程图或并列图，观感完全不一样。

需要把 PPT 发给没装办公软件的人，用“文件 → 输出为 PDF”或者输出为图片，对方手机上也能看。要保留动画的话，就只能发 pptx 了。

汇报前一晚记得把用到的特殊字体一起处理好：换到别的电脑上放映时，没有这个字体会被替换。保存时在选项里勾选嵌入字体（若该版本支持），或者把标题换成系统自带字体最保险。

不习惯所有文件挤在一个窗口？

默认的“整合模式”把文档、表格、演示都放在一个窗口的标签页里，一些从 Word 转过来的用户不习惯。在首页的设置里找“切换窗口管理模式”，可以改成多组件模式，每个文件一个独立窗口，任务栏上也分开显示。改完需要重启软件。

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