WPS 功能介绍：文字、表格、演示、PDF 和协作

文字：写论文、写报告最常用的功能

文字组件对应 Word，打开 docx 不用转换。下面几个功能，学会之后改格式能省下大把时间。

样式和自动目录

论文、标书最怕手动编目录。正确做法是先给各级标题套上“开始”选项卡里的“标题 1”“标题 2”样式，然后在“引用 → 目录”里插入自动目录。之后标题改了，右键目录选“更新域”就同步过来，页码也跟着变。

修订和批注

给别人改稿子时，打开“审阅 → 修订”，你的每一处删改都会留痕，对方可以逐条接受或拒绝。不想直接改的地方，选中文字插入批注写意见。这和 Word 的修订是互通的，对方用 Word 打开也能看到。

邮件合并

要批量做录取通知、工资条、邀请函时，把名单放在表格里，在文字组件“引用”选项卡找邮件合并，插入姓名、部门等字段，一次生成几十上百份，不用复制粘贴。

页眉页脚和分节

封面不要页码、正文从 1 开始编号，这类需求靠分节符解决：在封面末尾插入“下一页分节符”，再到正文的页眉页脚里取消“同前节”，单独设置页码。

表格：处理数据用得上的功能

表格组件对应 Excel，xlsx 文件直接打开，常用函数写法和 Excel 基本一致，VLOOKUP、SUMIF、IF、COUNTIF 这些照样用。

菜单名称在不同版本里可能稍有差别，找不到时在顶部的搜索框里输入功能名，比翻菜单快。

演示：做 PPT 时省事的地方

演示组件对应 PowerPoint。新建时可以选空白，也可以从模板开始。模板库里有免费的，也有标着会员或付费的稻壳模板，挑的时候留意角标。

想让整套幻灯片字体、配色统一，别一页页改，进“设计 → 编辑母版”，在母版里改一次，所有页面都跟着变。公司 logo 也放在母版里，每页自动带上。

放映时按 F5 从头开始，Shift + F5 从当前页开始。接投影仪时可以开演讲者视图，自己的电脑上看备注和下一页，观众只看到当前页。动画别加太多，汇报类的 PPT 用一种简单的切换效果就够了。

PDF：不用另装阅读器

装好后 PDF 也能直接用它打开。阅读、搜索、高亮、加批注、手写签名这些基础操作免费。合同类文件需要盖章签字的，用签名功能插入手写签名后再导出，比打印签字扫描快得多。

反方向也常用：任何文字、表格、演示文件都可以通过“文件 → 输出为 PDF”转成 PDF，发简历、交作业、发报价单时用 PDF，对方怎么打开排版都不会变。

PDF 转 Word、PDF 合并拆分、压缩这一类转换功能，有的需要会员，按钮旁会有标识。只是偶尔转一两次的话，先试试免费额度。

云文档和多人协作怎么用？

登录账号后，文件可以保存到云文档。好处有三个：换电脑、换手机都能接着编辑；有历史版本，改坏了能找回之前的版本；可以生成链接分享给别人。

分享链接时可以设置对方“仅查看”还是“可编辑”。设成可编辑，多个人可以同时打开同一份表格各填各的行，适合收集信息、做排班表、团队周报。对方没装客户端也没关系，链接能在浏览器里用金山文档打开。

涉及合同、个人信息的文件，分享时选“仅指定人可查看”，不要用任何人都能打开的公开链接。

AI 功能能做什么？

官网和软件首页都把 AI 放在了显眼位置，官方的 AI 产品叫“灵犀”。在文字组件里，可以让它根据提纲写初稿、润色段落、总结长文档；在表格里，可以用自然语言描述需求让它写公式；在演示里，可以从一段大纲生成幻灯片。

实际体验下来，AI 生成的内容适合当草稿，事实、数字和引用必须自己核对。AI 功能的使用次数和收费规则变化比较快，用之前看一下软件里的说明。

还有哪些相关产品？

除了办公套件本身，金山办公还有一批配套产品：金山文档（网页版在线编辑）、WPS 笔记、WPS 日历、WPS 会议、WPS 邮箱、独立的 PDF 工具、稻壳模板和 WPS 学堂等。大多数人装好主程序就够用了，有具体需要再去找这些产品。

功能相关的常见问题